Como no morir aplastado por una pila de papeles

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Quiere lograr más cosas en menos tiempo? Ser más productivo y tener menos estrés? En 5 minutos o menos aprenderá algunos pasos importantes para ser más proactivo y no morir aplastado por las tareas pendientes.

Mucha gente confunde el ser productivo con realizar más. Pero ser productivo es la capacidad de lograr aquello que nos proponemos, en menor tiempo y con menor gasto de energías. Es posible? Totalmente. Teniendo en cuenta dos pasos:

1) Reducir las tareas a hacer
2) Eliminar distracciones



1) Reduzca su lista de "Cosas que debo hacer".
Aprenda a priorizar y distinguir lo urgente de lo importante: está lo que es importante para nosotros, y lo que debe hacerse urgentemente.

1.1) Lo urgente son aquellas cosas que deben hacerse, tienen fecha de caducidad y no pueden postergarse.
A) Haga una lista, ordénela en orden de urgencia
B) planee las estrategias necesarias para poder completar estas tareas: Qué pasos debe dar para lograr esta meta? Planéelo y ponga por escrito que cosas concretamente hará hoy, mañana, pasado y la próxima semana para lograr completar las tareas pendientes. Este paso es muy importante. Hágalo por escrito, y téngalo a mano. Le dará una idea de cómo organizar su tiempo, como dosificar los esfuerzos y que recursos necesitará.
C) Establezca una fecha límite (un plazo nos ayudará a conservar la perspectiva y mantenernos motivados).

Recuerde: es importante que lo tenga por escrito! Ponga la lista y las estrategias en una hoja de papel y péguelo en la heladera, en su escritorio, llévelo en su agenda. Va a consultarlo varias veces durante los próximos días.

1.2) Luego, en nuestra lista de "cosas para hacer" tenemos lo que es importante. Pregúntese ¿Qué cosas le importan más, que es realmente valioso para Ud. en su vida? póngalo por escrito, trate de sacar en limpio 3 o 4 cosas que Ud. considere son las más importantes en su vida.
Ahora, en función a esto ordene sus prioridades. Revise su lista de actividades... ve en su lista de "Cosas que debo hacer" algo que realmente no quiera hacer? algo que le consuma tiempo y no le aporte nada? Puede ser que esté en un equipo (de voluntarios, de padres, un comité, etc.), dirigiendo un proyecto, un curso, cualquier cosa, y que lo haga todos los días, o durante la semana, o incluso una vez al mes, pero realmente no quiera. Bueno, simplemente déjelo. Si estas actividades realmente no contribuyen a alcanzar aquello que Ud. estableció como sus prioridades para su vida, entonces comuníquele a la persona indicada que ya no tiene tiempo para hacerlo, y déjelo.
Eliminando las tareas innecesarias tendrá más tiempo para invertir en aquello que es realmente importante para Ud. y se sentirá más aliviado.

2) Eliminar distracciones:
-Apague el celular, cierre la casilla de correo, y el mensajero instantáneo. Por cada vez que para atender una llamada, un correo u otra interrupción, pierde 15 minutos adicionales hasta que logra reconectar con lo que estaba haciendo antes.
-Trate de hacer todas las llamadas, contestar todos los correos en una hora específica, luego apártese de estas distracciones.
-No se conecte a internet mientras trabaja o estudia (a menos que realmente lo necesite).
-Establezca un horario fijo en el que pueda ser contactado, trate de que la gente lo cumpla y no responda ni atienda fuera de ese horario. La gente se acostumbrará a no molestarlo fuera de las horas establecidas.

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